Technische Dokumentation

Technische Dokumentation bringt seit jeher spezifische Herausforderungen mit sich. Durch die Digitalisierung kommen neue Anforderungen an die Erstellung, Strukturierung und Verteilung von Informationen auf die Unternehmen zu.

Experten reden hier von einer sogenannten VUCA-Umgebung. Die Abkürzung steht für Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity, also Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität & Mehrdeutigkeit.

Diese Gemengelage bringt hohe Anforderungen mit sich. Aber auch Chancen für Sie, Ihre Technische Dokumentation mit den richtigen Prozessen und der passenden Software zukunftssicher aufzustellen. Und Chancen, um die Vorteile der Digitalisierung wie schnelles Aktualisieren und ständige Verfügbarkeit richtig zu nutzen.

Diese Zukunftssicherheit erreichen Sie mit einem sogenannten Component Content Management System (CCMS). Wie der Name schon verrät, verwalten Sie damit Inhalte auf Komponentenebene.

Um diese Komponenten so vielfältig wie möglich einsetzen zu können, sind diese etwa mit Metadaten und Versionsinformationen hinterlegt. Damit kontrollieren Sie Ihre Inhalte passgenau – immer und überall! Besonders effizient gelingt dies im Zusammenspiel mit XML.

Diese "Extensible Markup Language" (XML) bietet vor allem zwei Vorteile:

1. Hierarchisch strukturierte Daten
2. Sowohl Menschen als auch Maschinen können diese Daten lesen. So können Sie selbst komplexe technische Dokumentationen in kürzester Zeit erstellen, strukturieren, verwalten und publizieren.

Dabei managen Sie Inhalte, die:

• einem Life Cycle unterliegen
• in mehreren Varianten aufliegen
• in mehreren Formaten ausgegeben werden
• in verschiedenen Versionen existieren
• qualitätsgesichert werden müssen
• in mehreren Sprachen vorhanden sein müssen
• kollaborativ in dezentralen Teams entstehen

Die Inhalte erstellen Sie dabei z.B. in bekannten Tools wie MS Word oder FrameMaker und nicht in einem der Ausgabeformate.

Erst bei der Veröffentlichung wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat aus. Für technische Dokumente wie etwa einer Online-Hilfe oder einem Handbuch können das beispielsweise Formate wie Word oder PDF sein. Oder wollen Sie Software oder Maschinendisplays mit Informationen versorgen? Auch dafür sind entsprechende Ausgabeformate möglich.

So können Sie aber auch Inhalte problemlos aktuell halten und passgenau auf den gewünschten Kanälen veröffentlichen. Inkonsistente Inhalte gehören damit der Vergangenheit an.

Beginnen wir bei der Grundlage, der Software: Eines der führenden Systeme ist SCHEMA ST4 der Quanos Content Solutions. Seit mehr als 20 Jahren setzt das Nürnberger Unternehmen mit seinem XML-basierten Component Content Management System Maßstäbe auf dem Gebiet der Technischen Kommunikation.

In Beratungsgesprächen und Workshops legen wir gemeinsam die Route fest, wie SCHEMA ST4 konfiguriert und implementiert wird. Schulungen für Ihre technischen Redakteure runden die Einführung von SCHEMA ST4 in Ihrem Unternehmen ab.

So unterstützt Congram Sie bei der Planung und Einführung einer zukunftssicheren Lösung für Technische Dokumentation. Und, wie wir hoffen, die Basis für eine langfristige Partnerschaft.